Tous les Procès-Verbaux

Objet : Procès-verbal de l’assemblée constitutive du 20 juin 2013


Le 20 juin 2013, à 14h, les personnes suivantes se sont réunies en assemblée générale constitutive pour décider la création d’une association du nom de « Les Maîtres du Jeu » :

M. MENAGE Baptiste, résidant au 16 rue des Tadornes, 34750 Villeneuve-lès-Maguelone.

M. GALLON Cyril, résidant au 6 rue Bastide 34000 Montpellier.

M. SALVADOR Fabien résidant au 146 rue Neuve 34750 Villeneuve-lès-Maguelone.

M. MENAGE Baptiste est désigné par les membres de l’assemblée pour en assurer la présidence.
Un secrétaire de séance est également nommé en la personne de M. SALVADOR Fabien.

Les points suivants sont inscrits à l’ordre du jour, à savoir :

- présentation du projet d’association
- présentation, discussion et adoption des statuts
- élection des dirigeants de l’association
- pouvoirs pour accomplir les formalités de déclaration de l’association

Le président de séance met aux voix les résolutions de l’ordre du jour.

Première délibération
Les membres de l’assemblée décident à l’unanimité la création de l’association dénommée :
Les Maîtres du Jeu
Dont le siège est au 16 rue des Tadornes, 34750 Villeneuve-lès-Maguelone
Et dont l’objet est le suivant : « Cette association a pour but le développement, l’organisation et la communication autour d’évènements relatifs au monde du jeu ».
Deuxième délibération
Après avoir entendu la lecture du projet de statuts, les membres de l’assemblée décident à l’unanimité d’adopter la rédaction des statuts. Un exemplaire dudit document est joint en annexe au présent procès verbal.
Troisième délibération
Le président de séance rappelle que conformément aux statuts qui viennent d’être approuvés le conseil d’administration est composé de trois membres au moins désignés par l’assemblée générale. Il sollicite et recueille les candidatures en vue de composer ce conseil d’administration.
Les membres de l’assemblée désignant en qualité d’administrateurs de l’association pour une année les personnes suivantes :
Président : M MENAGE Baptiste
Trésorier : M. GALLON Cyril
Secrétaire : M. SALVADOR Fabien
Lesdits membres composent le bureau de l’association.
Les administrateurs déclarent tous n’être frappés d’aucune mesure d’interdiction ou d’une quelconque incompatibilité qui viendrait les empêcher d’exercer les fonctions d’administrateurs.

Quatrième délibération
Les membres de l’assemblée donnent tous pouvoirs au porteur d’un exemplaire du présent procès verbal (avec les statuts en annexe) pour accomplir les formalités de création de l’association.
Plus rien n’étant à l’ordre du jour, la séance est levée à 16 Heures.
De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès verbal pour servir et valoir ce que de droit.
Fait à Villeneuve-lès-Maguelone   Le 20 juin 2013

Procès-verbal de Conseil d’Administration
de l’association Les Maitres du Jeu du 30 juin 2013


L’an deux mil treize et le dimanche trente juin à quatorze heures, les administrateurs de l’association Les Maitres du Jeu se sont réunis en Conseil d’Administration au 16 rue des Tadornes 34750 Villeneuve-lès-Maguelone.

Le Conseil d’Administration est présidé par M. MENAGE Baptiste en qualité de Président et M. SALVADOR Fabien en est nommé Secrétaire.

Il a été établi une feuille d’émargement des membres présents et représentés qui laisse apparaître un total de trois administrateurs présents ou représentés.

Plus 50% des administrateurs étant présents ou représentés, le Président déclare alors que le Conseil d’Administration est régulièrement constituée et peut valablement délibérer.


Le Président rappelle l’ordre du jour qui est le suivant :

- Approbation de l’ordre du jour,
- Approbation du compte-rendu du Conseil d’Administration du 20 juin 2013
- Projet du G.M.E. 2013
- Projet de budget pour le G.M.E. 2013

Le Président dépose sur le bureau de l’Assemblée tous les documents nécessaires au vote des différents points et le débat s’ouvre.

Plus personne ne demandant la parole, le Président met aux voix les différentes résolutions à l’ordre du jour :



Première résolution – Approbation de l’ordre du jour
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, approuve l’ordre du jour de la présente réunion.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés

Deuxième résolution – Approbation du compte-rendu du Conseil d’Administration du 20 juin 2013
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, décide d’approuver le compte-rendu du Conseil d’Administration du vingt juin deux mil treize.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

Quatrième résolution – Projet du G.M.E. 2013
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, prend acte du projet du Game’s Master Event 2013. Est déclaré à ce sujet :

L’association les Maitre du Jeu projette d’organiser au mois de novembre un événement type « salon du jeu de société » dont l’entrée sera gratuite. De nombreux partenariats avec des éditeurs de jeux mais surtout avec la Mairie de Villeneuve-lès-Maguelone et le Conseil Général de l’Hérault doivent être entrepris. Ceci afin de nous permettre d’obtenir la disposition d’une salle assez grande pour accueillir notre événement.
Lors de cet événement, des tournois de jeux phares du moment seront organisés, pour lesquels chaque P.A.F. sera réinjecté en dotation.
L’association devra obtenir des bénéfices uniquement sur les ventes d’une buvette déclarée en Mairie et sans alcool.
Les membres du bureau s’engage à donner de leur temps pour organiser cet événement, en démarchant les partenaires, rédigeant un cahier des charges et un plan financier et recrutant des bénévoles pour animer ces journées.
Une nuit du jeu le samedi soir doit être aussi organisé à l’attention des joueurs de jeux de rôles.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

Cinquième – Projet de budget pour le G.M.E. 2013

Le Conseil d’Administrateur, après en avoir délibéré, prend acte du projet de budget pour le G.M.E. 2013, élaboré par le Trésorier de l’association et le Président.
Le budget est présenté en annexe 1 du présent P.V.
Ce budget est valdié, et cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

______


L’ordre du jour étant épuisé et plus personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à dix-sept heures.

En conséquence, de tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal du Conseil d’Administration qui s’est tenu le trente juin deux mil treize, signé par le Président et le Secrétaire.

Annexe 1
-> Consultable sur demande auprès du C.A.

Procès-verbal de Conseil d’Administration
de l’association Les Maitres du Jeu du 17 novembre 2013


L’an deux mil treize et le dimanche dix-sept novembre à quinze heures, les administrateurs de l’association Les Maitres du Jeu se sont réunis en Conseil d’Administration au 10 rue du Brucq 34430 Saint-Jean-de-Védas.
Le Conseil d’Administration est présidé par M. MENAGE Baptiste en qualité de Président et M. SALVADOR Fabien en est nommé Secrétaire.

Il a été établi une feuille d’émargement des membres présents et représentés qui laisse apparaître un total de six administrateurs présents ou représentés.
Plus de deux des administrateurs étant présents ou représentés, le Président déclare alors que le Conseil d’Administration est régulièrement constituée et peut valablement délibérer.


Le Président rappelle l’ordre du jour qui est le suivant :

- Approbation de l’ordre du jour,
- Approbation du compte-rendu du Conseil d’Administration du 30 juin 2013
- Election de nouveaux membres au Conseil d’Administration
- Retour d’expérience sur le G.M.E. 2013
- Projet d’action saison 2013/2014
- Liste de jeux et fonctionnement
- Validation des comptes du G.M.E. 2013

Le Président dépose sur le bureau de l’Assemblée tous les documents nécessaires au vote des différents points et le débat s’ouvre.

Plus personne ne demandant la parole, le Président met aux voix les différentes résolutions à l’ordre du jour :


Première résolution – Approbation de l’ordre du jour
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, approuve l’ordre du jour de la présente réunion.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

Deuxième résolution – Approbation du compte-rendu du Conseil d’Administration du 30 juin 2013
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, décide d’approuver le compte-rendu du Conseil d’Administration du trente juin deux mil treize.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

Troisième résolution – Election de nouveaux membres au Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, décide de désigner comme nouveaux membres du Conseil d’Administration, les membres suivants: Monsieur BALARD Vincent, Monsieur POTTIER Cyrille, Monsieur GUERPILLON Vincent et Mlle TRICOT-CENSIER Aude.
Ces nouveaux membres possèdent et disposent d’un droit de vote lors des délibérations du Conseil Administrateur.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

Quatrième résolution – Retour d’expérience sur le G.M.E. 2013
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, prend acte du retour d’expérience sur l’événement G.M.E. 2013 organisé par l’association les 1, 2 et 3 novembre dernier.
Il en ressort ce qui suit :
Retour du public et des partenaires :
Beaucoup d’enthousiasme et de promesse de revenir lors de la prochaine édition. Veiller à séparer la prochaine fois les types de jeux de façon distincte, d’après leurs genres, leurs publics et surtout leur rapidité.
Il est établi que l’ensemble des partenariats effectués s’est très bien déroulé, sauf avec l’association Terra Ludis qui a manqué à sa promesse d’aide en communication et n’a participé concrètement à l’élaboration de l’événement que par le prêt de trois tapis de jeux Warhammer et de trois jeux de société. Toutefois, l’important tournoi Warmachine a été organisé par un membre éminent de Terra Ludis et avec le soutien de cette association en la personne de Sébastien Carreres.
Retour des animateurs :
Autant d’enthousiasme. Veillez la prochaine fois à établir des niveaux d’habilitation bien distincts entre tous les animateurs, notamment par rapport aux avantages proposés en buvette. Veillez a avoir plus de jeux rapides et de jeux pour enfants.
Retour des membres des Maitres du Jeu :
Réussite complète malgré certains détails à revoir. Notamment l’organisation de la buvette. Les prix étaient corrects malgré des sodas peut-être trop chers à 1,50e. Les sodas avec le plus grand succès furent le Coca et l’Ice Tea. Bannir le Fanta la prochaine fois et proposer une autre boisson sans bulles et peut-être du Perrier. Un trop grand nombre de friandises furent proposés et il nous en reste trop sur les bras.
La grande réussite des tournois Warmachine avec 35 joueurs environ porte aussi un revers de médaille avec une scission trop importante de l’espace de jeux tout public.
Les tournois J.C.E., extrêmement décevant en terme de nombre de participants, se verront réduits à deux jeux maximum, ceux des communautés les plus fortes. Certainement JCE Star Wars et JCE Trône de Fer.
Il faut aussi faire le maximum pour que nos tournois soient officialisés et permettent aux joueurs de gagner des points au niveau national et/ou de se qualifier pour des évènements d’une ampleur supplémentaire.
Le C.A. approuve le fait de tenter d’organiser un événement particulier à Warmachine, mais de plus grande importance encore, dans le courant de l’année. Ce jeu ne sera présent qu’en présentation lors du G.M.E. 2014.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

Cinquième résolution – Projet d’action saison 2013 / 2014
Le Conseil d’Administrateur, après en avoir délibéré, prend acte du projet d’action pour la saison 2013/2014 qui établi ce qui suit :
Une « saison » est déterminée commencer le 1er septembre d’une année et se terminer le 31 août de l’année suivante.
L’adhésion à l’association est fixée à la somme de cinq euros. Tout nouvel adhérent doit aussi souscrire au règlement intérieur rédigé par le président, et disponible en annexe dans sa première version.
Le règlement intérieur tel qu’il est, est amené à évolué et être modifié, sous réserve d’approbation du conseil d’administration, sans quoi il serait nul et non avenu.
Le C.A. met en place des postes de « Référents » pour plusieurs catégories de jeux.
Le référent a le devoir d’animer la communauté propre à sa catégorie de jeu, à proposer des séances de jeux régulières et à organiser de façon ponctuelle ou régulière des évènements de plus grande ampleur, type tournoi ou autre. D’autre part, le Référent sera la même personne en charge de sa catégorie de jeux pour le prochain G.M.E.. Le Référent est nommé par le C.A., il n’est toutefois pas obligé de faire partie du C.A.
Des postes de suppléants sont aussi mis en place pour chaque catégorie. Il peut y avoir plusieurs suppléants. Leur rôle est de suppléer le référent en toute chose.
Les catégories de jeux sont :
- Jeux de plateaux, avec pour référent Monsieur BALARD Vincent et pour suppléants Monsieur MENAGE Baptiste et Monsieur POTTIER Cyrille
- Magic The Gathering, avec pour référent Monsieur GALLON Cyril et pour suppléante Mlle TRICOT-CENSIER Aude
- Warhammer Battle, avec pour référent Monsieur GUERPILLON Vincent et pour suppléant Monsieur SALVADOR Fabien
- Warhammer 40k, sans référent ni suppléant à cette date.
- Jeux de rôles, sans référent ni suppléant à cette date.

Sixième résolution – Liste de jeux et fonctionnement
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, prend acte de la liste de jeux et biens appartenant à l’association, et le fonctionnement de l’utilisation de ces biens et jeux.
Il est établi une liste des jeux et biens déclarés appartenir à l’association, et payés par le biais du G.M.E. 2013. Ces jeux sont les suivants :
-Zombicide
-Zombicide Toxic City Mall
-Jeu de plateau Le Trône de Fer
- Uchronia
-Relic
-Blood Bowl : Team Manager
- Via Appia
-TimeLine Musique & Cinéma
-Un ensemble de décors pour Warhammer Battle
-Un tapis de jeu de figurines avec une table et deux tréteaux.
Il est établi qu’il est possible pour chaque adhérent de l’association d’emprunter un ou plusieurs de chez eux à la condition qu’ils soient disponibles et avec l’accord d’un membre du C.A..
Chaque adhérent est doté d’un « Capital Confiance » de deux points. La destruction ou la perte d’une partie d’un jeu de société peut entraîner la perte d’un point de ce capital. Lorsqu’un adhérent n’a plus de point, il est tenu de rembourser une somme fixée par le C.A. ne pouvant dépasser les 60e. Le C.A. juge de la valeur des biens abimés ou perdus pour définir cette somme.
Un adhérent peut toutefois récupérer un point de son Capital s’il parvient à retrouver la pièce manquante ou a réparer ce qu’il a abimé d’une quelconque façon.
Sur décision du C.A., la perte de deux points sur ce capital peut entraîner la radiation du membre.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.


Septième résolution – Validation des comptes du G.M.E. 2013
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, prend acte de la validation des comptes du G.M.E. 2013 qui se trouve en annexe 1.
A ce dossier sont jointes toutes les factures relatives à l’événement.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

______


L’ordre du jour étant épuisé et plus personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à dix-neuf heures trente.

En conséquence, de tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal du Conseil d’Administration qui s’est tenu le dimanche dix-sept novembre, signé par le Président et le Secrétaire.


Annexe 1
-> Consultable sur demande auprès du C.A.

Procès-verbal de Conseil d’Administration
de l’association Les Maitres du Jeu du 12 janvier 2014

L’an deux mille quatorze et le dimanche douze janvier à quinze heures quinze, les administrateurs de l’association Les Maitres du Jeu se sont réunis en Conseil d’Administration au 16 rue des Tadornes 34750 Villeneuve-lès-Maguelone.

Le Conseil d’Administration est présidé par M. MENAGE Baptiste en qualité de Président et M. SALVADOR Fabien en est nommé Secrétaire.

Il a été établi une feuille d’émargement des membres présents et représentés qui laisse apparaître un total de six administrateurs présents ou représentés.
Plus de deux des administrateurs étant présents ou représentés, le Président déclare alors que le Conseil d’Administration est régulièrement constituée et peut valablement délibérer.

Personnes présentes :
_ Baptiste MENAGE
_ Fabien SALVADOR
_ Aude TRICOT-CENSIER
_ Cyril GALLON
_ Lionel CAUVY représentant Vincent GUERPILLON
_ Vincent BALLARD

Le Président rappelle l’ordre du jour qui est le suivant :

- Approbation de l’ordre du jour,
- Approbation du compte-rendu du Conseil d’Administration du 17 novembre 2013
- Election du nouveau poste de Lionel au conseil d'administration
- Point sur les différentes sections (jeux de plateaux, warhammer, magic, jeu de rôle) fait par le ou les représentants de chacune; positifs et négatifs et ce qui a été fait.  Evénements prévus par chaque section
- Point diverse
- GME 2014

Le Président dépose sur le bureau de l’Assemblée tous les documents nécessaires au vote des différents points et le débat s’ouvre.

Plus personne ne demandant la parole, le Président met aux voix les différentes résolutions à l’ordre du jour :


1) Première résolution – Approbation de l’ordre du jour
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, approuve l’ordre du jour de la présente réunion.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

2) Deuxième résolution – Approbation du compte-rendu du Conseil d’Administration du 17 novembre 2013
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, décide d’approuver le compte-rendu du Conseil d’Administration du dix-sept novembre deux mille treize.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

3) Troisième résolution – Election de nouveaux membres au Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration, après en avoir délibéré, décide de désigner comme nouveau membre du Conseil d’Administration, le membre suivant: Monsieur CAUVY Lionel.
Ce nouveau membre possède et dispose d’un droit de vote lors des délibérations du Conseil Administrateur.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

4) Quatrième résolution - Points sur les différentes sections fait par leur référent.
4.1) Jeux de plateaux, référent Vincent BALARD
Mise à disposition de jeux : Fabien fait met à disposition auprès l'association Les Maitres du jeu de 3 jeux: Crisis Tokyo, Guilty Gods et Kanji Battle.
Baptiste met à disposition auprès de l'association Les Maitres du jeu: Seasons.
Ce qui a été fait : Organisation d'une campagne zombicite sur Switch City chez Cyrille POTTIER. 10h de jeu pour une moyenne de 5 joueurs. Tous les participants ont cotisé pour l'achat d'une extension de zombicide; "Toxic Crowd".
Ce qui sera fait l'avenir : Campagne créée par Vincent avec une partie compétitive entre joueurs pour l'obtention d'un personne exclusif à son effigie, potentiellement seulement 2D. L'évènement nécessite un local , proposition du café du 8uit, 10 participants maximum.
La date de l'évènement sera mis sur le calendrier du forum, il est prévu dans les 2 mois.
Points négatifs : Ludothèque de l'association pas assez fournie et manque d'un local fixe.

4.2) Warhammer Battle, sous-référent Lionel CAUVY
But de la section : Redynamiser Warhammer Battle dans la région de Montpellier.
Ce qui a été fait : une bataille le samedi 7 décembre 2013 avec 10 participants, très bon évènement qui s'est passé chez Lionel.
Ce qui sera fait à l'avenir : Création d'une campagne basée sur Mighty Empire et du Fluff avec un système d'évolution de l'armée au fur et à mesure de l'avancement de la campagne. Campagne suivant une partie par mois avec obligation aux participants de faire leur partie du mois.
Etablissement des règles et des joueurs par Lionel et Vincent sur le forum. Potentiellement la première partie se fait fin Février avec une partie tous les derniers week end du mois.
Création d'une team de 4-5 joueurs avec entrainement pour participer aux différents tournois en France, en particulier Lyon et Toulouse.
Organisation de session de peinture sur figurines ou décors et de conversion de figurine.
Points négatifs: manque d'un local pour pouvoir jouer les batailles

4.3) Magic, référent Cyril GALLON et sous référent Aude TRICOT-CENSIER
Ce qui a été fait : 2 FNM en novembre et en décembre au café du 8uit avec à chaque fois un nombre suffisant de participant. Les deux évènements sont homologués grâce à la boutique Excalibur.
Ce qui sera fait à l'avenir : Créations de tournois mensuel, deuxième week end de chaque mois.
Ce qui est demandé : potentiellement voir avec Excalibur pour récupérer une FNM par mois. Ce n'ets pas forcément possible puisque Excalibur a déjà informé wizard des différents FNM et où cela se passera.
Pour faire les tournois, il faudrait voir avec le café du  8uit pour le faire chez eux le dimanche entre 14h et 20h environ. Tournois avec dotation et PAF, dotation fait avec le don de carte de Magic Standard.
Points négatifs: Aucun.

5) Cinquième résolution - Points diverses

Baptiste doit en tant que administrateur du forum vérifier la viabilité de l'utilisation du calendrier sur le forum et donner les droits d'édition aux référents de chaque section.

Création d'un fiche d'adhérent avec tous les renseignements nécessaires pour une facilité de gestion des membres.
Il est établi que toutes personnes à le droit de recruter des personnes, tant qu'elles envoient ensuite un message privé sur le forum à Fabien SALVADOR, de pseudonyme Aroshiro, pour le prévenir de ce recrutement.

La section Warhammer demande l'achat de tapis de jeux pour les batailles.

Mise en place d'un compte FACEBOOK "Les Maitres du Jeu" pour pouvoir faire des annonces, chaque référent ayant la possibilité d'écrire ses annonces, tout en gardant la totalité des informations sur le forum.

Recherche de référent JCE

La section Jeux de plateaux demande l'achat de protection de cartes. Vincent s'engage à faire un devis pour les protection et ainsi voir combien cela coûterait à l'association.

Idée de logo proposé par Aude TRICOT-CENSIER, la proposition par papier est mise dans le dossier administratif gardé par le président. Il sera soumis aux membres via le forum lorsqu'un graphiste l'aura créé sur ordinateur.
Le logo peut être décliné sur des T-shirt. La question des T-shirt est cependant remis à un CA ultérieur.


6) Sixième résolution - GME 2014

Proposition de changer le sous-titre du GME pour faire apparaitre le mot "convention" qui correspond mieux à ce qu'est le GME.
Date du GME 2014 : Vote de garder la même date du 31 octobre au 2 novembre 2014.
5 pour et 1 abstention de Cyril GALLON
Horaire d'ouverture  :  Vote des horaires suivants, 9h-1h du matin pour le vendredi et le samedi et 9h-19h pour le dimanche.
5 Pour et 1 abstention de Cyril GALLON
Ouverture au public serait à partir de 10h, les tournois pourraient eux commencer à 9h. Nocturne le vendredi et le samedi soir.
Planning provisoire pour les tournois :
_ vendredi : Magic; un main event et des sides event, table d'initiation au jeu de figurine Warhammer 40k,  et tournois de Krosmaster.
_ samedi : JCE GoT et Starwars. Tournois de Zombicide, X-Wing et Pokemon. Démonstration de Flames of War
_ dimanche : Tournois de Warhammer Battle, Seven Wonders et Yu-Gi-Oh. Démonstration de Flames of War.

Demande de référent pour chaque tournois :
Magic : Cyril et Aude
Warhammer Battle : Lionel CAUVY
Krosmaster : Romain MARCOU à faire confirmer
Pokemon : Romain MARCOU à faire confirmer
Zombicide : Vincent BALLARD
Yu-Gi-Oh : Fabien s'engage à chercher un référent auprès du LICORNES
Seven Wonders : en recherche
Warhammer 40k : en recherche
JCE : en recherche
X-Wing : en recherche
Flames of War :  en recherche

Organisation du vendredi de telle manière à ce qu'il y ait moins de table pour les jeux de plateaux libres avec réorganisation le soir pour rajouter les tables de jeux de plateaux pour le week end.

Idée de premier prix personnalisé en fonction du tournois.

Au niveau de l'organisation : Badges pour les staffs et administrateurs et autocollant de meilleure qualité pour les visiteur. Mettre en place un niveau d'habilitation différente entre les administrateurs et les membres du staff avec les différences que cela engendre.

Partenaires potentiels : Asso. Ouvre-boites contacté via Lionel de Excalibur, Excalibur contacté par Baptiste et Cyril, le café du 8uit contacté par Cyril et Aude , Licornes contacté par Aude et Fabien.
Autres partenaires potentiels : Asmodée, Tric-Trac, Edge contacté par Baptiste, Lotus Noir.

Assemblé générale 7 déc. 14
Les maitres du jeu

Personnes présentes :
• Tricot-Censier Aude
• Salvador Fabien
• Scarella Ophélie
• Menage Baptiste
• Balard Vincent
• Dalglish Richard
• Pottier Cyrille

Ordre du jour :
• Bilan morale
• Bilan financier
• Vote
• Propositions


I) Bilan morale

Actuellement 13 inscriptions, l’année 2013-2014 nous étions 15.
Voici les différentes activités de l'année passée :
2 août = la nocturne de maguelone, elle a commencé à 19h30, elle proposait différentes animations sur la figurine, warhammer, warhammer 40k et zombicide.
Retour des personnes présentes:  c'était cool mais long car toute la nuit c'est un peu trop fatiguant. Il vaut mieux faire l'après-midi +  une soirée jusqu’à 1h. Bon retour mais fatigué. Accueil très bien, certains pensaient qu'il faudrait un tournoi sur 2 jours pour le warhammer  pour faire quelque chose de plus gros, un format plus gros peut attirer plus de monde. Même ressenti pour le gaming night, certain n’ont pas pris leur figurine mais ce sont des personnes de l’association.

Salon du jeu de montpellier  fait par l’Ouvre boites: certains membres  sont venus en bénévoles lors des 2 jours pour la buvette.  Il n'y a pas eu beaucoup de bénévoles mais nous avons tout de même été présent. A refaire cet année en tant que bénévole.

Game’s Master Event : 44 tables ouvertes aux publics et 10 tables jeux enfants, + différents tournois, warhammer, 40k, seasons, …. Différents intervenants : JDR avec la badass team, café du 8huit, infinity, eden, peinture sur figurine, flames of war. Pour l’année 2015, la date est à définir et savoir si on le reste sur 3 jours ou on prend 2 jours. Un sondage sur le forum  à mettre avec une deadline. Il y eu un gros problème sur le fléchage et la communication pour aller jusqu’à la salle. Il faudrait des affiches pour la communication (papier glacé plastique). Pas de problème pour la bouffe au niveau des prix et bien pour ce qui est présenté. Pour les animateurs certains ont eu parfois tendance à rester jouer et ne pas être assez avenant envers les visiteurs. Nous pouvons voir pour faire des t-shirts pour les staffs pour le GME pour bien les reconnaitre.

Tournois warhammer et magic qui se sont fait au sein de l’asso tout au long de l’année. Il faut penser à organiser des animations cette année aussi.

Changement de CA le 28 mai 2014, Baptiste a cédé la place à Vincent au poste de président.

II) Bilan financier

Grands investissements  au niveau des jeux de sociétés. Achat de warhammer, 4 tapis et une centaine d'euros de décors. Investissement à faire pour d’autres tapis.
218€ sur le compte + le GME = 1250€ sur le compte. Une grande partie de cet argent sera pour le GME de l’an prochain. Il faut que les évènements qui soient proposés ne fassent  pas de pertes.

Une réunion avec tous les responsables pour définir les orientations sur budget sur 2015.

III) Vote

Bilan morale : 11 pour 1 abstention
Bilan financier : 10 pour 2 abstention

Vote du CA qui se présente :
Fabien Salvador
Aude Tricot-Censier
Vincent Balard
Cyril Gallon
Ophélie Scarella

Vote du CA : POUR = 12, ABSTENTION = 0, CONTRE = 0

Vote du CA aux différents postes :
Vincent BALARD président : POUR = 4, ABSTENTION = 1, CONTRE = 0
Aude TRICOT-CENSIER secrétaire : POUR = 5, ABSTENTION = 0, CONTRE = 0
Cyril GALLON trésorier : POUR = 3, ABSTENTION = 1, CONTRE = 1
Fabien SALVADOR vice-trésorier : POUR = 4, ABSTENTION = 0, CONTRE = 1
Ophélie SCARELLA membre du CA

IV) Propositions

Atelier pour faire des décors de warhammer, proposé par le service warhammer.
Investissement en pince pour faire tenir les nappes pour le GME.

Voir pour un tournoi sur un évènement de figurine spécifiquement, warhammer, warhammer 40k et aussi warmachine. Plutôt mai juin, sur 2 jours pour de plus gros tournois. Discuter quand on aura la salle de comment on fait après.
Il faut tout de même réserver Bérenger de Frédol et penser à faire le compte payant sur T3.

T-shirt pour le GME : faire des t-shirts qui servent pour le Staff lors de l’évènement. Mais aussi qui servent de pub avant, mettre nom du site à l’arrière = conventiongme.com ou gamesmasterevent.com
Budget principal de cette année = La communication ! pour amener plus de monde au gme.

Personnes présentes :
• BALARD Vincent
• GALLON Cyril
• SALVADOR Fabien
• SCARELLA Ophélie
• TRICOT-CENSIER Aude
• GUERPILLON Vincent
• ASENSI Brice
• BARD Jérémy (EXTERIEUR)
• PASTOURELY Jean-Patric (EXTERIEUR)

Ordre du jour :

1. Bilan Moral de l’année 2015
2. Bilan Financier de l’année 2015
3. Election du nouveau CA
4. CA ouvert
5. Présentation du GME 2016

I) Bilan morale de l’année 2015

En 2015, l’association a comptabilisé 13 inscriptions.
Les actions et évènements auxquels a participé le LMDJ sont les suivants :
• « A’Rett toi pour courir », évènement sportif pour récolter des fond pour lutter contre le syndrôme de Rett. Le 2 mai 2015 à Murviel les Montpellier, en tant que bénévole.
L’association est venue présenter des jeux pour tout petit entre 3 et 10 ans. Certains ont été construits par Ophélie et ont été très apprécié.
Bilan très positif à la fois pour les parents et les enfants de l’évènement, mais aussi pour tous les membres du LMDJ présents. Beaucoup nous ont félicités pour notre venue et les jeux qu’ils ont trouvés appropriés.

• « Festival du jeu de Montpellier » organisé par l’ouvre boîtes, en tant que bénévole.
Le LMDJ s’est investi en tant que staff lors du weekend à la buvette mais aussi à l’explication des jeux. Le bilan pour le LMDJ est positif bien que nous regrettions certains choix organisationnel fait pour cet évènement. A la fin du festival Fabien a pu récupérer des jeux de société, donnés par l’ouvre boîte.

• Le « WEEJ » organisé par l’ouvre boîtes les 26-27 septembre, en tant que bénévole et prêt de matériel.
Le LMDJ a, pour cet évènement, prêté la machine à Hotdog et permis à l’association organisatrice d’acheter les denrées alimentaires avec la carte de promocash appartenant au LMDJ. Les bénévoles ont tenu la buvette lors de l’évènement.
Le WEEJ se positionnant en fin septembre était alors plus rapproché du GME que les années précédentes. Cependant, nous ne pensons pas que le rapprochement des deux évènements ait eu un réel impact sur l’affluence sur l’un ou sur l’autre. Les deux évènements n’ayant que peu de points communs quant aux activités proposées
Le retour de cet évènement est positif pour les bénévoles du LMDJ.

• La « bourse aux jeux » d’EXCALIBUR nous a permis de vendre certains des jeux qui n’étaient pas joué pour des jeux nouveaux ou  en vogue.
Bilan : 10 jeux vendus pour 3 jeux achetés, + un avoir à dépenser à la boutique pour d’autres jeux nouveaux. Nous allons attendre après le festival de Cannes pour acheter les as d’or.

• Le Game’s Master Event 2015 les 18-19-20 septembre.

Cette année nous avons voulu tester une nouvelle date en mi-septembre, pensant que l’évènement serait plus visible et n’entrerai pas en conflit avec le jour des morts.  Cependant nous avons pu voir que cette année l’affluence des visiteurs ne participant pas aux tournois n’a pas été à la hauteur. Le bilan est donc mauvais au niveau de la fréquentation des visiteurs.
Nous avons été abordés par une personne souhaitant tester son jeu de société. Nous sommes heureux de voir que le LMDJ et le GME commencent à être connaitre dans la région.
Quelques problèmes ont cependant eu lieu lors du GME, le mécontentement d’une autre association souhaitant utiliser la salle de Berenger de Fredol le jeudi soir alors que nous avions réservé du jeudi au dimanche et qui a entrainé une discussion avec le maire de la ville. La gestion du staff de l’association LICORNES, bénévole pour l’évènement, devant être recadré trop souvent quand à leur rôle de staff et non de joueur.

550 visiteurs recensés dont 75% environ sont des personnes venant pour un tournoi.

Les activités proposées étaient :
o Jeux de sociétés, enfant et adulte
o Présentation de jeux avec le Joueur Masqué, deal
o Démonstration de peinture sur figurine et sur carte
o Tournois, 40K, Magic, Eden, Krosmaster, Xwing, Speed Painting et Painting

La buvette a été très bien gérée, à part au niveau des frites. Les nouveautés de cette année ont été appréciées
o Thé
o Menu enfant
o Fruits frais

Les faits marquant de l’organisation de cette année sont
o L’élaboration d’un planning qui nous a permis de savoir où nous en étions. Nous avons pu tenir le planning jusqu’au bout et donc ne jamais être en retard.
o Du nouveau matériel, comme le trône, les pinces de nappes, la bannière en tissu, le cliqueur, mais aussi les 50 tshirts bleu estampillés "Game's Master Event" avec le site de l'évènement maintenant utilisés par les bénévoles du staff pour mieux les reconnaitre
o La communication aurait pu être encore mieux mais nous nous sommes grandement améliorés, les affiches plastifiées, la tenue du site internet et de Facebook, la mise en place des tournois sur le T3, les flyers, la participation avec Bannière à la journée des associations de Villeneuve-lès-Maguelone

Avis des personnes extérieures :
o Jérémy est ravi, il a bien vu que l’organisation était mieux que les années précédentes, il souhaite revenir l’année 2016
o Jean- Patric aime bien les pinces de nappe

Vote = Etes vous d’accord avec le bilan morale ?
NPPPAV = 2 (les extérieurs)
CONTRE = 0
POUR = 7
BLANC = 0
Bilan accepté à l’unanimité.

II) Bilan Financier

Nous possédons actuellement à la banque 1962.80€
Ancient solde +943.70€
Assurance -85.77€
Inscriptions +130€
Subvention (mairie) +300€ +500€ (2014)
GME (frais ) -1117.93€
GME (gains) +1292.70€
Total + 1962.80€

La mairie nous offre aussi des avantages en nature comme le local ou la location de la salle gratuitement.

Vote = Etes vous d’accord avec le bilan financier ?
NPPPAV = 2 (les extérieurs)
CONTRE = 0
POUR = 6
BLANC = 1
Bilan accepté à la majorité.

III) Election du nouveau CA

Aucun nouveau membre ne souhaite se rajouter au CA, aucun ancien membre ne souhaite en partir.
Les membres du CA se présentant sont donc les suivants
• Cyril GALLON
• Fabien SALVADOR
• Aude TRICOT-CENSIER
• Ophélie SCARELLA
• Vincent BALARD

Vote : êtes-vous d’accord avec la liste présentée pour le CA ?
NPPPAV = 2 (les extérieurs)
CONTRE = 0
POUR = 7
BLANC = 0

La liste du CA est votée à l’unanimité.
Le responsable du pôle Warhammer est maintenant Brice, Le responsable Facebook de la page du LMDJ est Brice à la place de Vincent G.

IV) CA ouvert

Les personnes se présentant aux postes du CA sont les suivants :
• Vincent BALARD au poste de Président
• Ophélie SCARELLA au poste de Vice – présidente
• Aude TRICOT-CENSIER au poste de Secrétaire
• Fabien SALVADOR au poste de Trésorier
• Cyril GALLON au poste de Vice-trésorier
Les votes pour l’ensemble de ces fonctions sont les suivants :
Président
NPPPAV = 0
CONTRE = 0
POUR = 5
BLANC = 0
Vice président
NPPPAV = 0
CONTRE = 0
POUR = 4
BLANC = 1
Secrétaire
NPPPAV = 0
CONTRE = 0
POUR = 5
BLANC = 0
Trésorier
NPPPAV = 0
CONTRE = 1
POUR = 4
BLANC = 0
Vice Trésorier
NPPPAV = 0
CONTRE = 1
POUR = 3
BLANC = 1
L’ensemble des postes ont donc été pourvu à la majorité aux personnes se présentant.
Il a été décidé que le siège de l’association déménage pour se loger au 680 Boulevard des moures 34750 Villeneuve-lès-Maguelone.

Les modalités d’inscription pour cette année restent les même que l’année dernière, 10€ d’inscription qui permet d’accéder à la salle le dimanche et d’emprunter des jeux. Il est maintenant décidé que l’ouverture de la salle le dimanche se fera sur la demande des membres de l’association au responsable des clefs, Un post pour demander l’ouverture de la salle sera mis en place sur le forum et sur FB. De plus, une fiche d’emprunt des jeux sera mise en place et tenue par Aude sur le forum, et Facebook.

L’inscription est effective d’Assemblée Générale à assemblée générale. Les personnes s’inscrivant au cours de l’année 2016 sont donc membres de l’association jusque la prochaine assemblée générale de 2017.

Il n’est pas possible d’avoir une autre clef du fait que le local appartient à la mairie. Concernant l’ouverture que le dimanche, nous pouvons demander aux associations y séjournant le samedi s’il est possible de venir dès le samedi soir.

V) Présentation du GME 2016

Cette année nous recommençons le GME à la toussaint. Donc date prévue du 28 au 30 octobre.
Soit 2 jours + 1 soirée (à partir de 17h) soit 2 jours + une demi journée (à partir de 14h).
Les tournois potentiels sont ceux qui ont déjà été fait en 2015 : 40K, Magic, Eden, Krosmaster, Xwing, Speed Painting et Painting, plus d’autres tournois :
• Warhammer battle qui cette fois ci ne serait pas en tournoi autre part. Ils demandent à ne pas être mis en même temps que 40K
• Warmachine, à voir avec Fabrice Tran sur un format particulier possible en 1jour
• Dice master, organisé par Fabien et Cyril
• JDR organisé par la badass team en référent Jean-Patric. Ce tournoi serait en soirée entre 18h et 1h (fin à 00h) avec 5 jeux différents et donc 5 scénarios différents. Les lots seraient ceux d’éditeurs si possible avec une PAF entre 5 et 10€

Pour les jeux de sociétés, nous allons voir si nous ne pouvons pas réduire la place des jeux enfants pour mettre les tables sur l’allée centrale en épi. La place ainsi dégagée pourrait permettre de rajouter un tournoi.

Au niveau des jeux de sociétés il est à noter que nous ne devons mettre en place que des jeux auxquels les animateurs savent jouer et qu’il doit y avoir un turnover entre les jours pour ne pas avoir toujours les mêmes jeux en place.
Au niveau de la buvette nous allons rester comme maintenant.

Il faudra s’améliorer au niveau de la sono  soit au niveau des CD qui sont passé soit pouvoir connecter une autre sono aux enceintes déjà en place. De même un micro sans fil serait bien.
Au niveau des associations et partenaires, nous aurons une discussion plus approfondi sur le sujet mais l’idée est de rester en grande partie avec les mêmes partenaires.
Les bénévoles auront droit à 1 repas par jour entier à staffer.
La prochaine réunion sur le sujet du GME et plus spécialement sur le planning et les tournois se fera :
• Le dimanche 21 février à partir de 14h
• Ordre du jour : planning des tournois et plan de la salle
• But de la réunion = choisir le plus rapidement possible les tournois pour les mettre sur le T3

A faire d’ici là :
o Réserver la salle (Vincent B.),  
o proposer un plan de la salle (Aude TC.),
o revoir le planning du projet (Aude TC)
o Inviter Benjamin Torres (Aude TC, Vincent B.)

En dehors du GME il faut faire :
• Faire fiche de prêt de jeux + fichier de suivi = Aude TC
• Faire fiche/post pour demande ouverture de la salle = Aude TC
• Faire compte rendu AG + prévenir préfecture du changement CA = Aude TC
• Voir quelle est l’association présente le samedi dans le local = Vincent B.
• Déterminer si nous avons besoin de subvention supplémentaires = non décidé
• Modifier droit pour Brice et Vincent G. sur facebook = Aude TC

Présent :
• Ben boyer de l’ouvre boite (eden)
• Guillaume Passouant de l’ouvre boite (infinity)
• Jauffré Brusson de la  badass team
• Antoine lejeune président de la badass team
• Jean patrick pastourely de la badass team
• Aude tricot-censier secrétaire LMDJ
• Fabien Salvador trésorier LMDJ
• Vincent balard président LMDJ
• Ophélie Scarella vice présidente LMDJ
• Cyrille Pottier LMDJ
• Brice Asensi responsable warhammer LMDJ

Ordre du jour :
• Introduction
• Proposition des gens Tournois
• Buvette
• Jeux de l’association
• Planning du projet


I) Introduction

L'évènement se déroulera les dates du 28-29-30 octobre 2016.
La salle est réservée, c'est toujours la même que d’habitude.
Horaire d'ouverture au public
14h-21h le vendredi
10h-21h samedi
10h-19h le dimanche
+ soirée 19h-1h le vendredi/samedi
2 jours + 2 soirées (vendredi-samedi).
Pour les personnes faisant des tournois, ouverture plus tôt (9h) pour s'installer.
La différence cette année sera plus de tournoi et moins de présentation de jeux.
Nous cherchons aussi à encourager les joueurs de tournois à être plus ouvert envers les visiteurs s’ils viennent poser des questions

II) Proposition des gens

Demande des personnes concernant les tournois.

Eden: samedi 1 journée de démo (1 table obligatoire, 2 si possible), dimanche 1 tournois 12 personnes Eden nécessite 6 tables petites. T3 géré par Ben. Communication sur forum LMDJ et autre (EDEN) + facebook, site internet … lien sur T3 + règle de tournoi dicté par Ben, PAF 10€ lot par happy game factory. Mise en place sur le T3 1mois avant.

Warhammer = battle 9eme age,  samedi si possible, 20joueurs max 14minimum, 10€ paf, T3 c'est Brice qui gère. Les tables doivent être toutes collées les unes aux autres (5 tables pour 2 tapis de jeu). Note de peinture pour la plus belle armée, date de parution sur le T3 3 mois avant.

Infinity : max 16 , minimum 12 joueurs, table 120*120 (2tables pour 1 tapis), installation le jour d’avant. Lot et décors géré par Guillaume, 10€ de PAF. Tournois le samedi. Pour le T3 c’est le LMDJ qui gère. A mettre le plus tôt possible (3-4 mois avant minimum). Table de Démo le dimanche (1 table de jeu = 2 petites tables)

JDR : samedi en soirée 18h-00h ,  1h de préparation pour les MJ car ils ne connaissent pas les scénarios. 5h de partie. Remise des prix le dimanche à 17h. Environ 3 tables mini, 7 tables maxi, 30 personnes environ, réparties sur toute la salle. 5 joueurs et 1 MJ. PAF 5€. Demande d’un forfait café préférentiel à la buvette pour les MJ  (ticket ?). Communication en amont sur la communauté des autres conventions qui sont affilié France sud open. Annonce sur le tournoi dans les autres conventions. Lot et Paf géré par la badass team. Matériel disponible par la badass. Il faudra demander à Exca de ramener des choses du JDR (style pochette, sac de dès, dès à l’unité …). Les lots sont 1 livre pour le meilleur MJ, 1 livre pour le meilleur joueur + sac de dès.. Inscription sur place jusqu’à 15h + préinscription 1 mois avant sur l’adresse mail de la badass (fiche d’inscription à remplir en PDF). Le tournoi est accessible à tout niveau.

MAGIC : vendredi soir FNM ou tout du moins draft, bien prévenir Excalibur. Tournois Commander le dimanche + peasant le samedi. A partir de 10h. Samedi soir draft ou scellé ou troll à 2tête ou autres….

Dice master ? Peut être seulement démo. (à l’endroit de Magic)

Krosmaster (on recherche  plus un petit tournoi qu’un tournoi de qualification super grand)

Xwing (à voir avec Table rase car avant c’était Benjamin Torres qui le faisait)

Centurions 40K, à reconfirmer mais cela ne devrait pas poser de problème.

Painting ? (voir car avant c’était Benjamin Torres qui le faisait)

Warmachine ? (voir avec fabrice Tran)

Le nombre de tournoi sera dans tous les cas en fonction de la place dans la salle.

III) Restauration

Buvette sur place.
Pour une meilleure organisation lors des tournois il sera demande de faire une fiche pour savoir qui prend quoi dans les inscrits au tournois. Pour que la buvette puisse avoir les commandes toutes en même temps et puisse servir les joueurs lors de leur entre-round.
Envoi du menu de la buvette aux différentes communautés, le menu sera inscrit sur le site internet.

Les personnes du staff  auront 1 menu par jour gratuit sous forme de ticket.

IV) Jeux de l’association.

Certains jeux ont été prêtés et ne sont pas encore retrouvé. Le CA essaye donc de les retrouver.

V) Plannin du projet

Il faut réactiver le site internet en payant l’hébergeur.
Lot d’agrafe à nappe à racheter.
Il manque toujours le tshirt wooly.

Janvier	Février	Mars	Avril	Mai	Juin	Juillet	Août	Septembre	Octobre
1  2	3	4	5	6		7	8  9	10	11 12

1 : Début Janvier -> définir une date
2 : Réserver la salle
3 : Planning global (contenu) -> déterminer les différents partenaires (démonstrateurs, quels tournois, combien de partenaire, ce qu’on propose)
4 : Contact éditeur de jeu (lot, nouveau jeu, démonstrateur)
5 : Mise en place du site web avec les information (date, contenu, qui , quoi, évènement particulier)
6 : Prévenir toutes les communautés de joueurs intéressées par le salon (internet, bouche à oreille)
7 : horaires précises
8 : définition des flyers/ affiches
9 : imprimer flyers/affiche + mise en place physiquement
10 : prévision de l’affluence pour la buvette
11 : acheter la bouffe
12 : mise en place du salon

Nous en sommes au point 3.

Prochaine réunion en Avril ?
A faire pour la prochaine fois :
• Mettre à jour le plan avec le nom des tournois => Aude
• Dire s’il y a des tournois qui ne peuvent pas être mis ou la place qu’il reste => Aude
• Mettre le site internet en ligne => Vincent
• Commencer à remplir le site web => Aude
• Prendre contact avec les personnes non présentes à cette réunion mais souhaitant un tournoi => tout le monde
• Mettre en place un planning provisoire du GME => Aude
• Récupérer t-shirt de wooly => tout le monde
• Vérifier où sont les jeux de société => tout le monde